すべての分析を終えた後はプレゼンを行ってチームメンバーや取引先に分析の結論を伝えます。
せっかく苦労してまとめた分析結果、わかりやすく伝えたいですよね。
ここでは、わかりやすくプレゼンを組み立てるためのコツを説明します。
この記事は第1回から続きの記事です。第1回から読んでいただくことをお勧めします。
プレゼン相手のことを理解する
プレゼンを聞いてくれる人がどのような人か想像しながらプレゼンの組み立てをしましょう。
相手がどんなことを問題・課題と思っているか想像しながら、どのように伝えたら解ってもらえるか考えます。
相手に対して意識することは次のとおりです。
- 相手は無知な状態だと想定する
- ただ、理解力はあると想定する
- 意味のある課題を扱っていると理解してもらう
- 最終的なメッセージを理解してもらう
- メッセージに納得してもらい、行動に移してもらう
これを念頭において置き、本当に理解してもらいたいことだけを説明するようプレゼンを組み立てます。そうすることで「本質的」かつ「シンプル」なプレゼンを組み立てることができます。
プレゼンのストーリー作り
いざプレゼンを始めても、言葉に詰まったり同じことを何度も説明してしまうとせっかく良い分析をしても相手に伝わりません。
ここではプレゼンの流れ、ストーリーを作る上で大切なことを説明します。
論理構造を確認する
まず、これまでに分析してきたイシューとサブイシューがその上で起承転結、空・雨・傘の理論でキチンと噛み合っているかを確認します。
ここでイシューとサブイシューの整合性が取れていないとチグハグなプレゼンになってしまいます。プレゼンの材料が揃っているか確認しましょう。
流れを磨く
プレゼンの内容をスラスラと発表できるまで流れを磨きます。
手っ取り早いのは同僚や先輩、家族などにプレゼンのリハーサルをさせてもらうことです。
まずは「紙芝居形式」の状態まで作り、次に「人を相手にしたリハーサル」の順番で作ることをおすすめします。
エレベーターテスト
エレベーターテストとは、CEOとエレベーターに乗り合わせた時を想定し、数十秒で自分のプロジェクトの概要の説明ができるかテストすることです。
エレベーターテストを行うメリットとしては、相手や使える時間に応じて「何をどのレベルまで説明するか」を自在に判断できるようになることです。
プレゼンで説明する内容(イシューやサブイシュー)をすべてピラミッド構造になるよう分析しておくと、話をどこで切るかを明確にしやすいので、ズルズルと説明せずに済みます。
チャート(図やグラフ)を作る
プレゼンの流れを磨き込んだら、チャート(図やグラフ)を精査しましょう。
チャートには伝えたいメッセージが解りやすく伝わるようにサポートする役割があります。
優れたチャートの3要素
優れたチャートには以下の3つの要素が備わっています。
- イシューに沿ったメッセージ性
- 縦と横の広がりに意味がある
- 恣意的になりすぎない
それぞれ解説していきます。
イシューに沿ったメッセージ性
チャートは必ずイシューに沿ったものである必要があるということです。
「面白いデータだから」といった理由だけでイシューと関連性の薄いチャートを作ってしまうと、聴衆を混乱させてしまうことに繋がってしまうかもしれません。
縦と横の広がりに意味がある
棒グラフをイメージするとわかりやすいです。x軸とy軸の広がりに意味があるかを考えます。
無駄に縦横が広すぎると要点がわかりにくくなり、狭すぎると全体像が見えにくくなります。
ちょうど良い範囲のデータでチャートを作る必要があります。
恣意的になりすぎない
聴衆に解りやすく伝えるために大袈裟にチャートを作ることは有効ですが、虚偽に近いようなチャートを作るのはやり過ぎです。
あくまでメッセージをサポートするためのチャートだと意識する必要があります。
チャート(図やグラフ)をつくるコツ
ここではチャートを作っていく上でのコツをお伝えしていきます。
1チャート1メッセージを徹底する
チャートはパッと見で内容を理解できるほどシンプルである必要があります。
そのために、1つのチャートで伝えるメッセージは1つだけに絞りましょう。
2つメッセージを伝えたい場合は2つチャートを準備します。
聴衆に理解してもらえないチャートは無いものと同じです。
10秒で理解してもらえるほどシンプルなチャートを作りましょう。
縦と横の軸を磨く
チャートで説明したい事柄と縦横軸の内容が合っているかを徹底して考えましょう。
縦横軸を誤っていると、パッと見で何が言いたいチャートなのか理解してもらえません。
項目の並べ方、MECEになっているか、メッセージをサポートできる軸かなど検討しましょう。
チャートの表現方法を精査する
ここまできたら、あとはチャートの細かい表現方法を磨いていきます。
例えば同じ棒グラフでも、メモリの刻みは適切か、グラフ内の分割はもっと細かい方が良いのか、といったことです。
見やすく、かつメッセージ性の強いチャートを目指しましょう。
まとめ
今回はプレゼンを組み立てるうえでのコツをお伝えしてましたした。
要点をまとめると以下のとおりです。
- プレゼンを聴く人の理解度がどの程度か、どのような姿勢でプレゼンを聴くのか想定する
- プレゼンの流れはスラスラ発表できるレベルまで磨き、質問や要点を要領よく説明できるよう、イシューはピラミッド構造にし、エレベーターテストもしておく
- 1つのチャートにつき1メッセージを徹底する
全5回に渡るイシューについての記事は今回で終わりです。
第1回から読んでいただくと内容を把握しやすいです。
この記事がみなさんの問題解決の助けになれば幸いです。
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